Każda konferencja definiowana jest jako zebranie grupy osób w celu omówienia określonych zagadnień. Współcześnie jednak konferencje to coś więcej niż tylko firmowe spotkania. Pełnią one niezwykle istotną rolę w kreowaniu dobrego PR przedsiębiorstwa. Im lepsze warunki planujemy zapewnić tym więcej zyskujemy w oczach klientów, współpracowników, czy potencjalnych partnerów biznesowych. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na organizację konferencji z sukcesem.
1. Zdefiniuj charakter szkolenia – Kiedy? Gdzie? Jak długo? Oczywiste jest to, że przed przygotowywaniem danego spotkania konferencyjnego należy sobie uświadomić czego ma dotyczyć, jakie kwestie mają być w nim przedstawione, a jakie najlepiej wykreślić. Zarezerwowanie czasu i lokalizacji także jest wybitnie istotny i od tego uzależniona jest większa część powodzenia. Profesjonalne centra szkoleniowe w naszym kraju występują coraz częściej a ich szeroka lista usług umożliwia wybór ekskluzywnego miejsca za rozsądną cenę.
2. Opracuj harmonogram konferencji – im większa i liczniejsza konferencja tym bardziej dokładnie należy przygotować jej plan. Firmy szkoleniowe starają się by wszystko było dopięte na ostatni guzik. Upewnij się, że goście na których Ci zależy będą mogli zjawić się w określonym przez Ciebie terminie. Zarezerwuj wcześniej ośrodek, aby obsługa miała dość czasu aby przygotować się na przybycie Twoich klientów. Zadbaj o prawidłowo długie przerwy pomiędzy prezentacjami oraz wykwintny catering. Staraj się pamiętać o starodawnej zasadzie, że głodny Polak to zły Polak.
3. Ustal wydatki i zaplanuj dodatkowe środki – Wynajem sali, logistyka, przygotowanie dań, atrakcje uzupełniające takie jak sauna, SPA, basen itp. oraz nocleg to wszystko kosztuje. Przed konferencją należy podliczyć wszystkie koszty i jeśli po przeliczeniu powyższych wydatków będziemy dysponować dodatkowymi pieniędzmi to wypada pomyśleć o zmianie warunków na lepsze, bardziej ekskluzywne. Jeśli natomiast planowany plan finansowy nie obejmuje wszystkich wydatków warto pomyśleć o uzupełnieniu pieniędzy. Jeśli konferencja dotyczy np. obszaru związanego z budownictwem może warto zaproponować podmiotom gospodarczym , w tym przypadku np. firmom budowlanym, reklamę w zamian za uzupełnienie finansów konferencji? Możemy też po prostu poprosić przełożonego o zwiększenie funduszy. Pomysłów na uzyskanie nieplanowanych pieniędzy jest wiele, wypada jedynie się odpowiednio rozejrzeć.
4. Postaw na reklamę – nie ma prostszej drogi aby zwrócić uwagę na Twoją konferencję. Ogłoszenia w tematycznych czasopismach, ulotki rozsyłane do określonych firm, plakaty umieszczane na mieście – to tylko parę możliwości na zyskanie rozgłosu. Warto skierować też uwagę na reklamę internetową. Potrzebuje ona małych środków finansowych a daje wspaniałe efekty. Serwisy społecznościowe, fora internetowe, blogi, Google AdWords i wiele, wiele innych. Te wszystkie narzędzia internetowe są w stanie przynieść wyjątkowe korzyści, wystarczy włożyć w to trochę pieniędzy.
5. Dopilnuj zabukowania miejsc – dokładnie zapisuj rezerwacje klientów, ich wymagania, oczekiwania dotyczące rodzaju płatności, diety, alergii oraz dane kontaktowe. Jeżeli uda ci się spełnić potrzeby swoich gości bardzo prawdopodobny jest ich uczestnictwo w kolejnej organizowanej przez ciebie konferencji, a co lepsze uczestnicy konferencji będą dobrze o Tobie mówić w towarzystwie swoich znajomych, co zagwarantuje Ci bezpłatna reklamę.
6. Zadbaj o ulotki informacyjne – gościom, którzy potwierdzili rezerwację wyślij ulotki informujące. Wskazane jest aby zawierały termin konferencji i jej miejsce (mile widziana mapka dojazdowa), informacje dotyczące opłat, rodzaju płatności, określenie długości przemowy i poinformowanie w jakim języku się one odbędą, plan konferencji oraz podaj atrakcje dodatkowe. Takie przygotowanie podkreśli Twój profesjonalizm i znakomitą organizację.
7. Sprawdź wszystko zawczasu
Ośrodki szkoleniowe w Polsce są idealnie przygotowane na przeprowadzenie spotkań biznesowych. Poszczególne obiekty udostępniają nowoczesny sprzęt technologiczny, komfortowe warunki i sale z klimatyzacją. Nie sposób jednakże zignorować tak zwanej „złośliwości rzeczy martwych”. Lepiej osobiście sprawdzić czy całość działa tak jak powinno kilka godzin wcześniej, aby mieć chwilę na usunięcie ewentualnych usterek. Należy również przyjrzeć się pokojom w których będą ulokowani nasi uczestnicy konferencji, a wszelkie problemy zgłosić obsłudze obiektu.
8. Zatroszcz się o prawidłowy wystrój – sale biznesowe są zazwyczaj urządzone nowocześnie i minimalistycznie. Powinno się przystroić je tak aby nabrały odpowiedniego charakteru. Przy wejściu do centrum szkoleniowego można wywiesić szyld. Wypada także uwidocznić patronów konferencji. Jeśli ich reklama będzie zauważalna na „pierwszy rzut oka” z pewnością wesprą Twoją kolejną konferencję. Nie możesz również dopuścić do tego by uczestnicy konferencji błądzili jak duchy po ośrodku szkoleniowym. Należy precyzyjnie oznakować kierunki pokoi, sal konferencyjnych, restauracji, ewentualnego SPA, salki fitness itp.
9. Osobiście przywitaj swoich gości – goście uwielbiają czuć się doceniani i zauważani, stąd osobiście witaj przybyłe osoby. Korzystając z okazji rozdaj odpowiednie identyfikatory oraz przekaż uprzednio przygotowany biuletyn zawierający najważniejsze dane o ośrodku konferencyjnym, tu także pożądana jest mapka obiektu łącznie z zaznaczonym pokojem oraz o samej konferencji.
10. Zrelaksuj się masz wszystko pod kontrolą – nie pozwól aby towarzyszyła Ci trema i stres. Zadbałeś już o każdy element na jaki mogłeś wpłynąć, najtrudniejsze masz już za sobą, a teraz po prostu korzystaj z konferencji. Kontroluj na bieżąco sytuację ale nie wyolbrzymiaj drobnostek. Kiedy wszystko będziesz chciał sprawdzać, nawet najmniejsze szczegóły, konferencja wypadnie dosyć drętwo i nieco sztucznie. Pozwól działać biegowi wydarzeń.
