Jak Zaplanować Konferencję?

konferencje-organizacja

konferencje-organizacja2conference room

Coraz więcej firm i korporacji wymaga spotkań i bezpośredniego kontaktu większej grupy osób, czego czasami nie można zorganizować w siedzibie firmy. W celu przekazania informacji czy wymiany poglądów coraz częściej organizowane są konferencje, niejednokrotnie poza granicami miasta, w którym znajduje się siedziba firmy.

Organizacja konferencji na pierwszy rzut oka mogłaby się wydawać nie tak trudnym zadaniem jakim jest w rzeczywistości. Ważna jest skala przedsięwzięcia, gdyż czas, jakiego możemy potrzebować na jego przygotowanie może nam zająć od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.

Pierwsza rzeczą, którą musimy określić przy planowaniu konferencji jest fakt, czemu ta konferencja ma służyć. Dzięki temu nakreślamy wstępny zamysł całego przedsięwzięcia i możemy zacząć planować budżet. Należy dokładnie zaplanować przebieg konferencji, zaprosić uczestników i prelegentów oraz zadbać o catering i zakwaterowanie. Koszty generują się również przy materiałach konferencyjnych, czy wypożyczeniu dodatkowego sprzętu takiego jak rzutnik, ekran, czy tablice. Trzeba określić czas trwania konferencji i cały jej przebieg, dokładny program odczytów, przerw czy prelekcji.

Gdy plan konferencji już mamy, należy przygotować zaproszenia i dostarczyć je uczestnikom konferencji z odpowiednim oczywiście wyprzedzeniem czasowym. Dobrze jest uprzednio sprawdzić system nagłośnieniowy, oświetlenie i ustawienie sprzętu audio i video, tak by nie było problemów z wystrojem czy zasilaniem. Jeśli konferencja jest otwarta i zależy nam na jak największej ilości uczestników, warto zadbać o nagłośnienie w mediach, wysłać kilka maili informujących, przygotować plakaty czy ulotki reklamujące.

Na szczęście jeśli nie dysponujemy czasem by zorganizować wszystko samemu, liczne kurorty i hotele są doskonale przygotowane do organizowania konferencji, wyposażone w odpowiedni sprzęt w przystosowanych do takich spotkań salach. Niejednokrotnie w ofercie przedstawianej przez dany ośrodek znajdziemy pakiet konferencyjny, z noclegiem lub bez, gdzie wystarczy zapłacić umowną cenę i nie musimy się o nic martwić.

Komentarze:

Ostatnio dodano z tej kategorii:

10 sposobów na organizację konferencji z sukcesem

10 sposobów na organizację konferencji z sukcesem

Każda konferencja definiowana jest jako zebranie grupy osób w celu omówienia określonych zagadnień. Współcześnie jednak konferencje to coś więcej niż tylko firmowe spotkania. Pełnią one niezwykle istotną rolę w kreowaniu...
Idealne Miejsce na Konferencję

Idealne Miejsce na Konferencję

Konferencje zazwyczaj kojarzą się z elitarnym spotkaniem najważniejszych przedstawicieli z danej dziedziny: politycznej, badawczej czy handlowej jak również z kilkugodzinnymi i częstymi wystąpieniami, bez żadnych dodatkowych atrakcji w czasie wolnym....
Rok z życia obiektów konferencyjnych

Rok z życia obiektów konferencyjnych

Rozpoczął się czas wakacyjny, okres słodkiego lenistwa i licznych wypraw – jednak nie dla każdego. Dla branży hotelarskiej okres letni jest czasem wzmożonej pracy, gdyż nadszedł tzw. „sezon”. A jak...